Arbeitsrecht: Grundsätzliches zur Abmahnung (Form und Inhalt)

I. Form und Inhalt der Abmahnung
Mit der Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber einen Verstoß des Arbeitnehmers gegen die sich aus dem Arbeitsvertrag ergebenden Pflichten. Neben der Disziplinierung des Arbeitnehmers ist grundsätzliches Ziel des Arbeitgebers die eigene Absicherung vor weiteren Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers. Denn die Abmahnung ist oft der notwendige erste Schritt auf dem Weg zur Kündigung.

Die Rechtsgrundlage der Abmahnung befindet sich in § 314 Abs. 2 BGB in Verbindung mit dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz.
Grundsätzlich ist die Abmahnung formlos möglich, so dass insofern auch eine mündliche Abmahnung zulässig ist.

Unabhängig von der Form der Abmahnung muss diese nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte allerdings vier Bestandteile enthalten, um ihrer Rüge- und der Warnfunktion gerecht zu werden:

1. Der Tatbestand der Pflichtverletzung ist nach Ort, Datum und Uhrzeit genau zu bezeichnen.

2. Der Arbeitgeber muss das Verhalten des Arbeitnehmers als Vertragsverletzung werten

3. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer unmissverständlich auffordern, sein Verhalten zu ändern.

4. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer arbeitsrechtliche Konsequenzen androhen.

Fehlt zum Beispiel der Hinweis auf mögliche arbeitsrechtliche Konsequenzen, handelt es sich nicht um eine Abmahnung, sondern um eine Ermahnung, die nicht als Grundlage einer späteren Kündigung dienen kann.

II. Entbehrlichkeit der Abmahnung
Eine Abmahnung ist grundsätzlich dann nicht erforderlich, wenn die Pflichtverletzung durch den Arbeitnehmer besonders schwerwiegend und die sofortige Kündigung gerechtfertigt ist.
Ebenfalls entbehrlich ist die Abmahnung, wenn der Arbeitnehmer durch sein Verhalten den Loyalitäts- oder Vertrauensbereich betroffen hat oder auch in der Zukunft nicht mit einer Verhaltensänderung des Arbeitnehmers zu rechnen ist (BAG 21.02.2005 – 2 AZR 280/04).

Eine Abmahnung ist weiterhin dann entbehrlich, wenn bereits eine Kündigung hinsichtlich desselben Verhaltens ausgesprochen und dann wieder zurückgenommen wurde. Die erste Kündigung ersetzt in diesem Fall die Abmahnung.

III. Frist und Wirkungsdauer der Abmahnung
Bis zu welchem Zeitpunkt die Abmahnung nach der Pflichtverletzung ergehen darf, ist bisher nicht höchstrichterlich entschieden worden. Hier ist unter Anderem die Schwere der Pflichtverletzung und das nachfolgende Verhalten des Arbeitnehmers maßgeblich.

Auch über die Länge der Wirkungsdauer ist höchstrichterlich nicht endgültig entschieden worden. Diese hängt ebenfalls von der Schwere der Pflichtverletzung ab und kann grundsätzlich zwei bis fünf Jahren andauern.

IV. Mehrere Abmahnungen
Werden hinsichtlich desselben Fehlverhaltens mehrere Abmahnungen ausgesprochen, darf der Arbeitgeber bei einem erneuten Pflichtverstoß nur dann kündigen, wenn die letzte Abmahnung in besonders eindringlicher Weise arbeitsrechtliche Konsequenzen angedroht hat (z.B. wenn die zeitlich letzte Abmahnung als „Letzte Abmahnung“ betitelt wurde).

Der Grund für diese Voraussetzung liegt darin, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion verliert, wenn der Warnung später nicht durch Kündigung entsprochen wird.

V. Reaktion des Arbeitnehmers
Die Abmahnung ist in die Personalakte des Arbeitnehmers aufzunehmen. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn

– die Abmahnung formell nicht ordnungsgemäß zustande gekommen ist,
– die Abmahnung sich auf unrichtige Tatsachenbehauptungen stützt,
– die Abmahnung auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht,
– der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt ist,
– kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers am Verbleib der Abmahnung in der Personalakte besteht

Wichtiger Hinweis: Der Inhalt dieses Beitrages ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der behandelten Materie machen es jedoch erforderlich, Haftung und Gewähr auszuschließen.

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